En moyenne une copie locale coûte 20 cts d’euros, en départementale 10 cts d’euros et à l’extérieur en sous-traitance ou service de repro interne 3 cts d’euros. Les coûts d`impression d’une entreprise de 3 000 personnes s`élèvent à environ 20 millions de francs [3 millions d`euros] par an. En contrôlant les différents postes concernés, la facture peut être réduite de plus de 30 %, plaide Patrick Pilloy, consultant pour la division Digital Workplace Services (DWS) de HP. Le surcoût provient le plus souvent d`une mauvaise répartition des ressources d`impression (surdimensionnement par rapport aux besoins ou, au contraire, sous-équipement de certains services), mais aussi de la vétusté des machines (notamment les imprimantes dépourvues du mode veille), et surtout d`un éparpillement des équipements qui encourage les utilisations individuelles.
« Plus les équipements sont centralisés et standardisés, moins les coûts sont élevés »